Как провести успешную видеоконференцию

Если у Вас собственное оборудованием ВКС:
Сделайте запрос человеку, ответственному за оборудование на проведение тестового звонка НЕ ПОЗДНЕЕ ЧЕМ ЗА 24 ЧАСА до начала видеоконференции.Этот звонок поможет техникам в Вашем офисе и на другом конце обнаружить и решить проблемы, если они вдруг возникнут.
В случае необходимости свяжитесь со специалистами Смарт Сервис и они помогут Вам настроить видеоконференцию.

Если вы находитесь в переговорной комнате от компании «СмартСервис»:

Расслабьтесь, Это все упрощает!Наши специалисты:
- Покажут Вам переговорную
- Проведут настройку оборудования
-Убедятся, в хорошем качестве звука и изображения
- Будут находится в непосредственной близости, чтобы помочь Вам, если необходимо.

Этикет проведения телеконференции
- Представьте участников обеих сторон;
- Говорите как обычно, нет никакой потребности повышать голос. Используйте регулировку громкости чтобы настроить звук.
- На большой или многоточечной встрече, назначьте председателя на каждом месте, который будет согласовывать выступающих.

НЕ отключайте звук (mute), не спрашивая другую сторону перед этим.
НЕ забывайте, Вас видят! Не стоит шептаться и следите за своей жестикуляцией.
НЕ стоит нервничать при сбоях связи, улыбнитесь!

Технология ВКС достигла огромного прогресса за прошедшее десятилетие и доказала свою возможность быть эффективным инструментом проведения встреч, не вынуждая присутствовать участников физически в одном месте. Следующая информация поможет Вам подготовится и провести видеоконференцию с наибольшей отдачей.

Полезные советы для успешной телеконференции

Одевайтесь правильно
одевайте нейтральные, однотонные цвета избегайте белого или яркого. Старайтесь не одевать одежду с мелким рисунком, в полоску и клетку, поскольку они могут исказить изображение.

Прибывайте вовремя
Вы должны прибыть за 10 - 15 минут перед временем начала конференции, чтобы Вы могли освоится на месте прежде, чем встреча начинается. Специалист объяснит Вам порядок работы, настроит камеру и звук при необходимости. На мониторе Вы будете видеть собеседника и себя, это сделано для того чтобы Вы знали как видят Вас.

Шум
Современные высококачественные микрофоны очень чувствительны, избегайте постукивания по столу и шуршания бумагами.

Движение
Постарайтесь свести к минимуму движения рук и тела. Быстрые или ритмичные движения могут выглядеть судорожными на мониторе.

Зрительный контакт
Когда Вы говорите старайтесь смотреть на камеру, обычно помещаемую сверху монитора, а не на монитор. Это даст лучший эффект зрительного контакта. Говорите обычно, как будто Вы были бы в одной комнате, и не забывайте улыбаться.

Задержка звука
Иногда может быть небольшая временная задержка. Если это происходит, подождите перед ответом, убедитесь, что удаленный конец ВКС закончил говорить.

Технические проблемы
Если возникла какая-либо проблема, такая как зависание или пропадание изображения, сообщите своим собеседникам. Объясните что произошло и что Вы покинете комнату на мгновение, чтобы позвать специалиста. Не волнуйтесь, это происходит в редких случаях, и быстро решается.

Продолжительность встречи
Следите за временем. Удостоверьтесь, что Вы можете выполнить повестку дня в выделенное время.